Обязанности:
Выполнение задач, поставленных непосредственным руководителем.
Обеспечение входящих и исходящих звонков ректора/проректора, учет и распределение поступающей информации, своевременная передача документов, сообщений и информации для ректора/проректора (письменно или устно). Осуществление технической помощи для ректора/проректора (копирование, печать, сканирование и пр.). Планирование, координация и ведение рабочего графика: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря. Ведение телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов, памятные и знаменательные дата). Организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для ректора/проректора, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Составление и редактирование деловых писем для ректората. Контроль сохранности документов в приемной ректора/проректора. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Организация поездок и командировок ректората (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т. п.). Выполнение других поручений.
Делопроизводство. Документооборот. Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, контроль сроков исполнения документов. Подготовка проектов документов. Номенклатура дел. Учет и хранение бланков документов. Работа на ПК, оргтехника. Организация встреч и собраний. Взаимодействие со структурными подразделениями. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и гражданами.
Ведение банковских и кассовых операций, подготовка финансовых документов, работа с казначейством, фондами. Первичные документы, оформление текущей документации, осуществление документооборота службы, архивация документов службы. Организация встреч и собраний.
Ведение делопроизводства факультета, оформление текущей документации факультета, прием посетителей, телефонные переговоры. Контроль организации занятий.